انواع كنترل و نظارت در مديريت اسلامى
، داراى بخشها و انواع ذيل است:
1 - نظارت خداوند متعال (نظارت الهى);
2 - نظارت فرد بر اعمال خود (خود كنترلى);
3 - نظارت عمومى (نظارت همگانى);
4 - نظارت سازمانى:
الف: نظارت آشكار و رسمى به صورت مستقيم يا غيرمستقيم.
ب: نظارت مخفى و پنهانى.
نوع اول: نظارت الهى
يكى از سنتهاى ثابت الهى، نظارت كامل، دقيق و مداوم بر اعمال و رفتار و نيات انسانها و بازرسى و ارزيابى آنهاست. خداوند متعال در اين دنيا، دقيقا بر تمام اعمال، گفتار و نيات انسانها نظارت دارد و بر مبناى همين نظارت دقيق و كامل است كه در روز قيامت، همه كارهاى انسان را مورد ارزيابى و سنجش قرار مىدهد و پاداش و كيفر مناسب را براى هر يك از آنها تعيين مىكند.
همه كارها و حركات انسان تحت نظر خدا بوده و خداوند متعال همواره و در همه حال ناظر و شاهد بر اعمال، رفتار و نيات انسان است خداوند متعال، پيامبران و امامان،(3) فرشتگان،(4) اعضاى بدن انسان(5) و زمين(6) نيز به عنوان ناظر و شاهد اعمال انسانها معرفى شدهاند.
نوع دوم: خود كنترلى
يكى ديگر از انواع نظارت و كنترلى كه از منابع دينى مىتوان استخراج كرد، نظارت درونى يا به اصطلاح، «خود كنترلى» است. در اين نوع از كنترل و نظارت كه بر جنبه درونى كنترل تاكيد دارد، افراد و كاركنان سازمان بر عملكرد خود نظارت مىكنند و آن را كنترل مىنمايند. خودكنترلى زمانى تحقق مىيابد كه افراد در درون خود داراى نيرويى ناظر بر كارهاى خود باشند و مراقبت كنند كه كارها و وظايف خود را به درستى و صادقانه و عارى از هرگونه عيب و نقص انجام دهند. شايد بتوان گفت كه در مقايسه با نظارت بيرونى، خود كنترلى بهترين و كارآمدترين مكانيزم براى كنترل عملكرد افراد است و اگر اين مكانيزم در سازمان ايجاد و تقويت گردد، كاركردى به مراتب بهتر و مؤثرتر از نظارت و كنترلهاى بيرونى خواهد داشت; زيرا نظارت و كنترلى كه از بيرون بر افراد و عملكرد آنها اعمال مىشود در صورتى جامع و دقيق خواهد بود كه اين افراد از درون نيز بر خود نظارت كنند و در غير اين صورت، مواردى كه از ديد ناظران مخفى مانده و در حيطه نظارت بيرونى از آن غفلتشده باشد، هيچگاه مورد نظارت و ارزيابى قرار نمىگيرد و انحرافات احتمالى آن اصلاح نخواهد شد.
در عصر حاضر جوامع مختلف مىكوشند تا از طرق گوناگون، خود كنترلى را در سازمانهاى خود تحقق بخشند. برخى از اين جوامع بر بيدار كردن وجدان فردى اهتمام مىورزند و برخى ديگر مىكوشند تا از طريق تقويت احساس مليتخواهى، افراد را خود كنترل سازند، اما تمامى اين روشها به علت نارساييها و محدوديتها، تاكنون موفقيت تامى نداشتهاند.(9)
وجدان كارى به دليل تعاريف و برداشتهاى گوناگونى كه از آن مىشود، نمىتواند پايه محكم و استوارى براى خود كنترلى باشد. اين به معناى ناديده گرفتن اهميت وجدان كارى و تاثيرات شگرف آن در سازمان نيست، زيرا اگر كاركنان سازمان داراى وجدان كارى باشند، نهايت تلاش خود را در عرصه كار و فعاليتبه كار مىگيرند و از خيانت و كمكارى و هدر دادن منابع و امكانات پرهيز مىكنند، ولى نبايد از اين نكته غفلت نمود كه وجدان همه انسانها به يك صورت نيست و ممكن است وجدان افراد در بعضى از موارد، متفاوت يا حتى متعارض باشد. از اينرو صرف وجود وجدان براى ايجاد خود كنترلى كافى نيست، همانگونه كه طرد آن نيز به كلى منطقى نيست. اما نقش احساس ميهندوستى به مراتب ضعيفتر از وجدان كارى است و اين احساس، نقش چندان تعيينكنندهاى در ايجاد خود كنترلى در افراد ندارد.
بنابراين، بايد عامل و انگيزه قويترى براى ايجاد خود كنترلى وجود داشته باشد و آن چيزى جز ايمان و اعتقادات دينى نيست. به طور كلى ارزشهاى حاكم بر انسان به ويژه اعتقادات و باورهاى دينى، نقش تعيينكنندهاى در اعمال و رفتار او دارند. يكى از صاحبنظران و نويسندگان معروف مديريت اين مطلب را اين گونه بيان مىكند كه: «معمولا ارزشها بر نگرشها و رفتار اثر مىگذارند».(10) يعنى ارزشهاى هر فرد تشكيلدهنده نگرشهاى او و پايه و اساس اعمال او هستند.
يكى از ارزشهايى كه نقش مؤثرى در خود كنترلى افراد دارد، اعتقاد به قيامت است. اعتقاد به معاد و باور به اينكه همه اعمال ريز و درشت انسان روزى مورد حسابرسى دقيق و عادلانهاى قرار خواهد گرفت، پشتوانه نيرومندى براى واداشتن انسان به نظارت بر عملكرد خويشتن است. كسى كه به معاد و رستاخيز عظيم ايمان دارد و معتقد است كه تمام اعمال او در روز قيامت مورد محاسبه قرار خواهد گرفت، در اين دنيا اعمال و رفتار خود را با دقتبيشترى انجام مىدهد و از كمكارىها و خيانتها و سهلانگاريها در كار، پرهيز خواهد كرد. چنين شخصى چون همواره خود را در محضر خداى متعال مىيابد و خدا و فرشتگان را ناظر بر اعمال خويش مىداند، تلاش خواهد كرد كارهاى خود را به بهترين وجه ممكن انجام دهد تا به معصيت الهى آلوده نشود و مشمول مجازات و عذاب نگردد
اگر اين اعتقاد در جامعه، به ويژه در سازمانها، ايجاد و تقويتشود و همگان بدان پايبند باشند، نياز به نظارت بيرونى و كنترلهايى كه هزينههاى هنگفتى نيز براى سازمان دارد، كمتر مىشود و نتيجه به دست آمده نيز بسى بهتر و افزونتر خواهد شد، چرا كه اولا همه سعى مىكنند كارهاى خود را به نحو احسن و بدون عيب و نقص انجام دهند و ثانيا چون افراد همواره عملكرد خود را كنترل مىكنند، در صورت وجود هر گونه عيب و نقصى در عملكردشان به سرعت درصدد رفع آن خواهند بود.
نوع سوم: نظارت همگانى
در سيستم نظارتى اسلام، مسئله كنترل بر سازمان و عملكرد كاركنان آن، تنها در چارچوب وظايف و اختيارات مديران و مسئولان سازمانها خلاصه نمىشود، بلكه كليه اعضاى سازمان موظفند بر اساس يك وظيفه شرعى بر عملكرد ديگر اعضاى سازمان حتى عملكرد مديران و مسئولان آن نظارت داشته باشند. اين كنترل و نظارت همگانى از اهميت و جايگاه ويژهاى برخوردار است و در آموزههاى دينى تاكيد فراوانى بر آن شده است. نظارت همگانى (امر به معروف و نهى از منكر) در سازمان نيز به عنوان يك جامعه كوچك، صادق و جارى است و در صورت وجود كنترل عمومى و نظارت همگانى در آن و احساس مسئوليت همه اعضاى سازمان نسبتبه عملكرد يكديگر، نقاط قوت و ضعف سازمان و كاركنان آن روشن مىشود و سازمان مىتواند براى جبران ضعفها و از بين بردن نارساييهاى خود برنامهريزى كند.
نظارت عمومى در سازمان به دو شكل و در دو زمينه مىتواند مطرح باشد: نظارت همگانى اعضا و كاركنان سازمان بر عملكرد يكديگر، و نظارت همگانى كاركنان بر عملكرد مسئولان و مديران.
1 - نظارت كاركنان سازمان بر عملكرد يكديگر; در اين نوع از نظارت همگانى، همه اعضاى سازمان بر عملكرد يكديگر نظارت كرده و در صورت مشاهده هر گونه كوتاهى، كمكارى و انحراف از اهداف سازمان و برنامههاى آن به يكديگر تذكر مىدهند. اين وظيفه آنگاه جامعه عمل خواهد پوشيد كه زمينهها و شرايط لازم براى اجراى آن ايجاد شده باشد. يكى از شرايط اصلى تحقق اين امر در سازمان، آن است كه اعضا نسبتبه سازمان و عملكرد يكديگر احساس مسئوليت كنند و براى تصحيح عملكرد يكديگر و بالا بردن كارآيى و اثربخشى سازمان تلاش نمايند.
2 - نظارت كاركنان بر عملكرد مديران و مسئولان سازمان; همانطور كه رابطه اعضاى سازمان با يكديگر بر احساس مسئوليت در قبال يكديگر و نظارت بر عملكرد همديگر مبتنى بود، رابطه اعضا با مديران و مسئولان نيز بايد بر اين پايه استوار باشد، يعنى همه اعضاى سازمان بايد در برابر عملكرد مديران و مسئولان سازمان احساس مسئوليت كنند و خود را موظف بدانند كه بر عملكرد مديران سازمان نظارت كنند و در صورت مشاهده هر گونه خلاف يا انحراف از اهداف سازمان، به آنها تذكر دهند. البته اين مسئله بايد همواره از روى خيرخواهى بوده و حالت انتقاد سازنده داشته باشد، مسئلهاى كه در آموزههاى دينى از آن به «النصيحة لائمة المسلمين» تعبير شده است.
نوع چهارم: نظارت سازمانى
در يك تقسيمبندى كلى، مىتوان نظارت و كنترل سازمانى را به دو نوع تقسيم كرد: نظارت آشكار و علنى، نظارت مخفى و پنهانى.
1. نظارت علنى و آشكار:
منظور از نظارت علنى و آشكار آن است كه عمليات نظارت و كنترل بر عملكرد كاركنان سازمان يا اجراى برنامههاى آن به صورت آشكار صورت گيرد و افراد و كاركنانى كه عملكرد يا برنامه در دست اجراى آنها كنترل مىشود، از انجام آن آگاه و مطلع باشند.
اين نوع نظارت را مىتوان به دو روش مختلف انجام داد: الف: نظارت به وسيله شخص مدير انجام شود كه مىتوانيم آن را كنترل مستقيم و بدون واسطه بناميم. ب: نظارت به وسيله عوامل مختلف انجام شود و مدير خودش مستقيما وارد اين كار نشود، بلكه نتيجه كار آنها را بررسى نمايد. اين روش را نيز مىتوانيم كنترل غيرمستقيم بناميم.
الف: نظارت و كنترل مستقيم: نظارت مستقيم آن است كه مدير سازمان بدون واسطه و به صورت مستقيم بر كار تمامى واحدها و عملكرد همه كاركنان سازمان نظارت كند و برنامههاى در حال اجرا را كنترل نمايد و شخصا همه مراحل فرايند نظارت و كنترل را بپيمايد.
نظارت مستقيم و بدون واسطه مدير، به ويژه مديران عالى سازمان، بر واحدهاى مختلف آثار مثبت و فوايد و مزاياى فراوانى به دنبال دارد، به ويژه آنگاه كه بازديد مدير از بخشها و قسمتهاى مختلف سازمان و نظارت و كنترل وى بر عملكرد كاركنان، به صورت غيرمنتظره و بدون اطلاع قبلى صورت بگيرد. اين كار باعث مىشود كه كاركنان با توجه و دقتبيشترى به كار و عاليتبپردازند و از كمكارى و كاستن از كيفيت كارها بپرهيزند، چرا كه اگر نظارت و بازديد مدير به ويژه بازديدهاى غيرمنتظره او به صورت يك سنت درآمده باشد، كاركنان سازمان همواره اين احتمال را خواهند داد كه مديرشان بدون اطلاع قبلى از واحد و قسمت آنها بازديد كند و بر عملكرد كاركنان آن بخش نظارت نمايد و درنتيجه، آنان با جديتبيشتر كار خواهند كرد و بهرهورى سازمان تا حد زيادى افزايش خواهد يافت. از طرف ديگر بازديد مديران و مسئولان از بخشهاى مختلف سازمان كه كاركنان احساس كنند مديران و مسئولان به آنها توجه دارند و همين امر، دلگرمى آنان به سازمان و رضايتشغلىشان را افزايش خواهد داد.
البته علىرغم اهميت و فوايد فراوانى كه بازديد شخص مدير از سازمان و نظارت و كنترل مستقيم وى بر عملكرد كاركنان و اجراى برنامهها در سازمان دارد، بايد توجه داشت كه به خاطر گستردگى و وسعتسازمانها و تنوع كارها و مشاغل در آنها، مديران و مسئولان سازمانها هرگز قادر به انجام اين شيوه از نظارت به صورت كامل و جامع نخواهند بود و چه بسا اگر مدير بخواهد همواره و در همه بخشهاى سازمان با استفاده از اين روش حتى در جزئىترين مسائل تشكيلاتى شخصا نظارت كند، از كارهاى اصلى و اساسى خود غافل خواهد ماند. بنابراين مديران در مسئله نظارت و كنترل نيز همانند ديگر مسائل و كارهاى مديريتى، بايد از اصل «رعايت اهم و مهم» پيروى كنند، چرا كه وقت و فرصتى كه مدير در اختيار دارد، محدود است و در صورتى كه بخواهد بر تمام بخشهاى سازمان و عملكرد همه كاركنان آن به تنهايى نظارت داشته باشد، فرصتى براى رسيدگى به كارهاى ديگر كه چه بسا برخى از آنها مهمتر هستند، پيدا نخواهد كرد.
ب) نظارت و كنترل غيرمستقيم: نظارت و كنترل غيرمستقيم آن است كه مدير سازمان، وظيفه كنترل و نظارت را از طريق عوامل و ابزارهاى مختلف انجام مىدهد. در اين روش براى اجراى عمليات نظارت، مدير سازمان افرادى را انتخاب مىكند يا واحد مخصوصى را مامور مىكند تا بر بخشهاى مختلف سازمان و برنامههاى در حال اجرا و نيز بر عملكرد كاركنان قسمتهاى مختلف نظارت و كنترل داشته باشند و نتيجه كنترل و نظارت خود را در اختيار مدير قرار دهند. اين شيوه نظارت براى سازمانهاى امروزى كارآمدتر و اثربخشتر است.
سيره و روش مديريتى امير مؤمنان على(ع) اين گونه بود كه علاوه بر اينكه در برخى از موارد شخصا وظيفه نظارت و كنترل را بر عهده مىگرفتند، در مواردى نيز اين كار را به افراد ديگرى كه به آنها اعتماد و اطمينان داشتند، واگذار مىكردند. يكى از نمونههاى اين كار، مامور كردن مالك بن كعب براى اين كار مهم است. آن حضرت به مالك بن كعب كه يكى از فرمانداران ايشان در منطقه «عين التمر» بود، نامهاى نوشت و به او دستور داد تا به عراق برود و بر عملكرد كارگزاران امام(ع) در آن منطقه نظارت كند و نتيجه كار خود را به اطلاع ايشان برساند
2. كنترل و نظارت مخفى و پنهانى
آنچه وجود نظارت مخفى و سرى را در سازمان ضرورى مىكند و اهميت آن را نمايان مىسازد، آن است كه اگر نظارت بر عملكرد كاركنان همواره به صورت آشكار و علنى انجام شود، از دقت و صحت لازم برخوردار نخواهد بود زيرا هنگامى كه كنترل به صورت علنى و رسمى انجام مىشود، كسانى كه قرار است عملكرد آنها مورد بررسى قرار گيرد، ممكن است تظاهر كنند و با ظاهرسازى بخواهند ناظر و بازرس را فريب دهند. كم نيستند افرادى كه كار مفيدى براى سازمان انجام نمىدهند و عملكرد مطلوبى ندارند، ولى همواره سعى مىكنند با ظاهرسازى و تظاهر، خود را فردى با عملكرد خوب نشان دهند و وانمود كنند كه كارهاى مفيد زيادى براى سازمان انجام داده
مارا با بهتر شدن وبلاگ همراهی کنید